پایان نامه تاثیر سیستم های اتوماسیون اداری بر بهره وری سازمان

پایان نامه برای دریافت درجه کارشناسی ارشد گرایش مدیریت بازرگانی-مدیریت تحول عنوان : بررسی تاثیر استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری بر بهره وری سازمان برق منطقه ای یزد

یکی از عواملی که نقش مهمی در افزایش بهره وری ایفا می کند، فن آوری اطلاعات است. از عمده دلایل کاربرد تکنولوژی اطلاعاتی در محیط های اداری، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار می کنند. اتوماسیون اداری، ایده نویین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد. سیستم اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیکی رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعاتی بین اشخاص در داخل و خارج موسسه مربوط می شود.

در این مطالعه ی پیمایشی، تاثیر استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری بر بهره وری سازمانی و مولفه های تشکیل دهنده ی آن (کارایی و اثربخشی) مورد ارزیابی قرار می گیرد.. جامعه ی آماری تحقیق سازمان برق منطقه ای یزد است که با استفاده از روش نمونه گیری تصادفی ساده، 100 نفر به عنوان نمونه ی آماری انتخاب شدند. ابزار گردآوری اطلاعات، پرسشنامه ای سه بخشی بود. پس از جمع آوری اطلاعات تجزیه و تحلیل نهایی با استفاده از نرم افزارهایSPSS 16 و Amos 20 انجام شد.

ضریب مسیر برآورد شده نشان می دهند که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بر بهره وری سازمان برق منطقه ای یزد، تاثیر مثبت و معناداری داشته است. علاوه بر این، تاثیر استفاده از چنین سیستم هایی بر مولفه ی کارایی بهره وری نیز تایید شد. با این حال سیستم های مذکور بر مولفه ی اثربخشی بهره وری تاثیر معناداری نداشته است. از بین متغیرهای جمعیت شناختی، تنها سن افراد، تاثیر معناداری را بر بهره وری سازمانی نشان داد. این رابطه بین سن و مولفه ی کارایی نیز مشاهده شد.

اهمیت و ضرورت تحقیق

قرن بیست و یکم عصر جدیدی از انقلاب فناوری و عرصه نوآوری خواهد بود و در این میان فناوری اطلاعات به نحوی گوی سبقت را از سایر صنایع ربوده و در واقع جلوتر از همه وارد قرن بیست و یکم شده است. همگرایی قدرتمند رایانه و فناوری های اطلاعات و ارتباطات موجب شکل گیری مدل های جدیدی از کسب و کار شده اند. با آغاز عصر فراصنعتی و ورود به قرن بیست و یکم، کار کردن با داده ها و اطلاعات لازمه کسب موفقیت است.

به علت گسترش بیش از حد پیچیدگی کارها، سازمانها در سالهای اخیر توجه زیادی به فناوری دارند. پیچیدگی موجود کارها در سازمانها ناشی از عوامل اقتصادی، رقابت جهانی، پیشرفت های فناوری و فشردگی زمان است. در همین راستا یکی از روش هایی که تحولاتی در سازمان های کشور پدید می آورد بکارگیری سیستم های اتوماسیون اداری می باشد تا از این طریق به اثر بخشی کارها در سازمانها کمک گردد. بدین ترتیب شاهد پیشرفت روزافزون و سریع بکارگیری کامپیوتر و ابزارهای گوناگون جهت یکپارچه کردن عملیات هستیم، همچنین رشد روز افزون وسایل ارتباطی سبب تاثیر بسیار زیادی بر توانمندی سازمانها شده است.

با توجه به این که چنین تحولاتی در سازمانهای کشور جدید است، نقش سیستمهای اتوماسیون اداری در ارائه خدمات مطلوب تر و توانمند ساختن سازمانها در رویارویی با محیط های متنوع و در حال تغییر امروزی باید مورد بررسی قرار گیرد. نتایج این بررسی می تواند در توسعه سیستم های اتوماسیون اداری موثر باشد.

تعریف بهره وری

واژه بهر ه وری نخستین بار به وسیله فرانسوا کنه ریاضیدان و اقتصاددان طرفدار مکتب فیزیوکراسی (حکومت طبیعت) به کار برده شد. کنه با طرح جدول اقتصادی ، اقتدار هر دولتی را منوط به افزایش بهره وری در بخش کشاورزی می داند.

در سال 1883 فرانوسی دیگری به نام لیتر بهره وری را دانش و فن تولید تعریف کرد. با شروع نهضت مدیریت علمی در اوایل سال های 1900، فردیک وینسلوتیلور، فرانک گیلبریث و لیلیان گیلبریث به منظور افزایش کارایی کارگران درباره تقسیم کار، بهبود روش ها و تعیین زمان استاندارد، مطالعاتی را انجام دادند.

کارآیی به عنوان نسبتی از زمان واقعی انجام کار به زمان استاندارد از پیش تعیین شده تعریف می شود. به طور مثال اگر از کارگری در 8 ساعت انتظار تولید 100 واحد محصول را داشته باشیم اما در عمل کارگر مزبور 96 واحد تولید کند، گفته می شود کارایی آن کارگر 96 درصد است. نویسندگان غالباً کارایی را بیشتر در مورد وسایل مکانیکی، مسائل مهندسی و نیروکاری مورد استفاده قرار داده اند. مثلاً اگر ماشینی 90 درصد از انرژی ورودی اش را به کار مفید تبدیل کند، گفته می شود، آن ماشین با 90 درصد راندمان یا بازدهی یا کارایی عمل می کند. بعدها کارایی را درباره هر یک از عوامل تولید استفاده کرده اند. اما واژه ای که به تدریج جنبه عمومی تر و کلی تر پیدا کرد و در ادبیات مدیریت رایج گردید، بهره وری بود.

اتوماسیون اداری

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می نامند. اما از دهه ی 1960 که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیت های اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری و مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را در برگیرد به وضوح احساس شد که با نام های مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های اطلاعات اداری، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. در وافع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که آب بی ام محصول جدید خود یعنی نوار مغناطیسی و ماشین تایپ سلک توری را معرفی کرد، شروع شد. ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کن. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریزپردازنده ها تبدیل شد. تکامل های بعدی در این زمینه ایجاد شد و نیاز واقعی به تکامل این بود بود که طی دهه ی 1970 کارآیی کارخانه ها 85 تا 90 درصد افزایش یافت. در حالی که کارآیی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت. پس بایستی سیستم های به وجود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند.

سیستم های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است. اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم های الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل می کند. حجم بزرگی از امور روزمره سازمان ها، امور دفتری هستند. می توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران (اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت هایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژه پردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربر اصلی و دائمی سیستم های توماسیون اداری و ساری سیستم های ارتباطی (نظیر سیستم های مدیریت اسناد) هستند.

...